Control de los Documentos Físicos de su Empresa
¿Necesitas realizar un seguimiento de los documentos físicos de tu empresa? Arquivar tiene una solución inteligente para gestionar los documentos existentes en sus archivos o departamentos de forma estructurada y profesional. Descubre nuestro exclusivo sistema de control documental ArqDOC. Tu empresa más eficiente.
¿Por qué controlar sus documentos con Arquivar?
Centralizar los Documentos
Busque los documentos físicos de su empresa a través del mismo software inteligente.
Consulta legible e identificada
Con los datos indexados en el sistema, es fácil buscar archivos sin hurgar en documentos antiguos.
Seguridad de Datos
El software solo mostrará la ubicación del documento si el usuario tiene permiso de acceso.
Vencimientos
Se le notifica si los documentos están a punto de caducar o si es necesario renovarlos.
Cambia la historia
Tener un reporte de acceso a cada documento archivado y si ya fue movido.
Gestión de documentos Optimizada
Acceso fácil y rápido a los documentos del archivo, ya que siempre estarán organizados.
Reducción de Papeles e Impresiones en la Organización
Evite la reelaboración y las reimpresiones ya que los archivos se localizan fácilmente.
Actualización de documentos
Mucha más agilidad para actualizar archivos y reemplazarlos con la nueva versión en CEDOC, ahorrando tiempo y reduciendo costos.
Digitalización de Documentos
Escanee y digitalice documentos únicos de su colección para una fácil gestión.
Estandarización de procesos
Con procesos definidos, los empleados buscan y encuentran documentos en CEDOC rápidamente.
¿Cómo funciona el Control de Documentación Arquivar?
1. Centro de Documentación Digital
Controle su documentación en papel a través de un software en línea, alojado en la nube y accesible 24/7. Dispones de un CEDOC digital personalizado en tu empresa, según las necesidades de tu organización.
2. Control de Archivos Físicos
Obtenga el control de sus archivos físicos a través de un software configurable. A través de un sistema de organización estructurado, puede identificar sus documentos y saber dónde encontrarlos sin dolor de cabeza.
ArqDoc, el Sistema de Control de Documentos Arquivar
Trazabilidad de documentos, mapeo de expedientes, emisión de protocolos de consulta y devolución, impresión de etiquetas y etiquetas para cajas o files.
Integra tu empresa con una completa plataforma de gestión de documentos y procesos
ArqGED es el Sistema de Gestión de Procesos y Documentos de Archivo Electrónico. Con 7 módulos funcionales diferentes, la plataforma reúne todos los pasos de gestión documental y procesos de trabajo que su empresa necesita.
Beneficios para tu empresa
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Evita los juzgados laborales o fiscales, normalmente porque no encuentras el documento necesario -
Ayuda a encontrar rápidamente un archivo o documento, que sin el sistema llevaría horas o incluso días -
Empleados no Pierden el Tiempo buscando documentos o resolviendo problemas por falta de ellos -
Evite el exceso de papel y la falta de espacio físico para la asignación de documentos desorganizados -
Evita la eliminación de archivos y documentos importantes de la empresa por descuido -
Evitar la pérdida de documentos por desconocimiento en el manejo de expedientes -
Organización y clasificación concisa y eficiente, facilitando la planificación y el conocimiento
¿Cómo controla el archivado de los documentos físicos?
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Preparación de archivos -
Separación y categorización -
Digitalización -
Entrenamiento en equipo -
Selección de ubicación -
Referencias cruzadas -
Establecer un control de acceso
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